Alcune idee per la redazione di relazioni, comunicati stampa e pagine WEB.[1]
Premesse.
Chi scrive un testo breve da pubblicare su giornali o pagine WEB sa bene che il lettore non lo esaminerà nello stessa maniera con cui legge i libri o il suo materiale di studio.
E’ possibile che non abbia un reale interesse per il testo e che lo legga solo per la curiosità suscitata dal titolo; in tal farà una lettura frettolosa, a salti, cercando le informazioni principali o quello che lo riguarda direttamente. Ignorerà le parti tecniche, che non gli sono familiari, e tenderà a concentrare l’attenzione sul paragrafo iniziale e sull’ultimo; è probabile che si soffermi un po’ di più sugli argomenti introdotti da un sottotitolo.
Alla fine il lettore ricorderà solamente quelle parti del testo con contenuti facili ed inequivocabili, oppure quelle che più l’hanno colpito per la loro novità o eccentricità o concordanza con le sue idee, oppure per lo stile ed il linguaggio usato.
Di solito i testi brevi hanno un duplice scopo: trasmettere al lettore delle informazioni e spingerlo ad aderire alle idee dell’autore, correggendo alcuni dei precedenti atteggiamenti. Un testo va giudicato più o meno efficace, e quindi “buono”, nella misura in cui raggiunge questi fini.
Da quanto sopra nascono due riflessioni. La prima è che la comunicazione scritta deve rispettare alcune regole pratiche, pur senza pregiudicare la sua spontaneità ed immediatezza. La seconda è che l’autore, prima di scrivere, deve dedicare un po’ di tempo a riflettere sulle finalità per cui scrive, su come elaborare i contenuti, e su come pianificare formato e stile del testo, in funzione del lettore a cui è rivolto.
Lavoro di preparazione.
L’efficacia della nostra comunicazione aumenta se prima ci si chiede quali obiettivi vogliamo raggiungere.
Se non ci è chiaro quello che vogliamo, sarà difficile ottenerlo; invece un obiettivo ben identificato ci spinge a riflettere su cosa è più utile per raggiungerlo e quanto invece va evitato perché inefficace o addirittura controproducente.
Una buona tecnica per la preparazione di un testo consiste nel sedersi al tavolo, prendere un foglio bianco, intestarlo con un titolo provvisorio e subito sotto inserire il sottotitolo “Obiettivi”; se ne fa quindi l’elenco scritto e alla fine li si riordina per importanza.
Conviene porsi la domanda: “Cosa resterà nella mente di chi legge il testo? Cosa cambierà nel suo comportamento o atteggiamento?” Questo aiuta a fissare gli obiettivi della successiva fase di stesura.
Una volta elencati gli obiettivi mettiamo il sottotitolo “Destinatari”, sotto cui annotiamo le categorie dei futuri lettori; anche queste le riordiniamo per importanza.
La comunicazione tra persone ha dei passaggi obbligati. Chi parla o scrive traduce il suo pensiero in parole e frasi, che chi ascolta o legge ritraduce nel proprio linguaggio, costruendoci sopra un suo pensiero.
Questa ricostruzione del significato determina il risultato della comunicazione: non importa cosa si voleva dire con quelle parole e frasi, ciò che si ottiene dipende da come il ricevente le ha interpretate nella sua mente. Per questo può convenire, potendo, esprimersi nell’ idioma dell’altro, che probabilmente “traduce” meglio la sua lingua che la nostra. Ma anche tra chi parla la stessa lingua le parole e la costruzione delle frasi possono essere interpretate in modo non identico per differenze di cultura ed esperienza tra gli interlocutori.
Quando si parla frontalmente, il tono, l’espressione ed il contesto contribuiscono molto alla corretta interpretazione del messaggio; nello scritto questi aiuti mancano, ed è per questo che di solito si scrive in modo un po’ diverso da come si parla.
Fermarci a pensare alle caratteristiche dei destinatari del nostro scritto ci aiuta a scegliere gli argomenti ed il linguaggio più opportuni per l’obiettivo voluto, migliorando quindi l’efficacia del testo.
Elaborazione.
Riflettuto su obiettivi e destinatari, viene l’ora di lavorare sugli “Argomenti”, terzo sottotitolo sul nostro foglio.
Questo lavoro prevederà diverse fasi.
Si comincia con l’elencare tutto ciò che potremmo dire sul tema trattato. Questo va fatto rapidamente, senza essere selettivi, con fantasia: in pratica è un “brainstorming” fatto da soli.
Gli argomenti derivano dagli obiettivi che ci siamo posti, ma non va dimenticata la domanda “Cosa vorrebbero sapere i lettori?” Essi non possono chiederci chiarimenti, quindi le domande più probabili vanno anticipate. E chiediamoci anche “Cosa non interessa ai lettori?” per eliminare o ridurre al minimo gli argomenti che interessano solo a noi.
Per l’ideazione e l’organizzazione degli argomenti Phillip Bozek propone due tecniche che chiama “brainstorming a grappolo” e “brainstorming a sezioni”. Esse possono essere integrate tra loro e conviene farlo, quando possibile.
Il “brainstorming a grappolo” consiste nello scrivere al centro di un foglio l’argomento principale e poi cerchiarlo. Da questo cerchio si fanno partire linee di diramazione dirette ad altri cerchi contenenti le idee secondarie, ciascuna cerchiata e a sua volta origine di altre idee: così si forma un “grappolo” di argomenti interrelati tra loro e con il tema principale.
Le prime diramazioni possono essere generate pensando alle famose sei parole-chiave del giornalista: chi, cosa, quando, dove, come, perché. Possiamo aggiungere una settima diramazione per le azioni che sono richieste.
Una volta riempito il foglio con tutto ciò di cui si vuole parlare, si ha il materiale necessario per scrivere il testo, raggruppato in un modo che è allo stesso tempo ordinato e disordinato.
Il “brainstorming a sezioni”, adatto a testi più lunghi, consiste nello scrivere in fogli diversi i titoli dei diversi argomenti in cui si vuole articolare l’esposizione; ciascuno di questi titoli diventa argomento principale di un “brainstorming a grappolo” che lo sviluppa completamente. Va da sé che i titoli di queste sezioni sono prodotti con la tecnica del “brainstorming a grappolo”, eventualmente aggiungendo poi due sezioni per il sommario e per le azioni richieste.
Nel “brainstorming a sezioni” non ha importanza seguire un ordine nel lavorare sui diversi fogli, si può saltare dall’uno all’altro man mano che vengono delle idee; tanto tutto sarà poi rielaborato in fase di riorganizzazione del testo.
Finita la parte creativa, inizia quella organizzativa, che prevede che il testo sia impaginato in modo da facilitare il rapido recepimento del messaggio.
Nella “Organizzazione del testo” le cose principali devono essere messe all’inizio ed alla fine: c’è sempre il pericolo che siano le sole parti ad essere lette. Quindi conviene seguire queste regole:
L’intestazione deve spiegare l’argomento con frasi che siano complete ed esaustive;
Il primo paragrafo (o l’ultimo) contiene una sintesi, che è scritta con un linguaggio molto semplice e non specialistico;
Nell’ultimo paragrafo (o nel primo) viene indicato cosa si vuole che il lettore faccia.
Lungo tutto il testo compaiono dei sottotitoli che distinguono le diverse sezioni del documento, facilitando la lettura rapida.
Quando possibile, può convenire attenersi ad un “format” prestabilito, specialmente per i testi più brevi e che richiedano una risposta od altra azione del lettore.
Il quinto passo del lavoro possiamo chiamarlo “Nero su bianco” perché, finalmente, si butta giù la prima stesura di quello che sarà il testo finale.
Anche in questa fase vi sono alcuni accorgimenti da seguire.
Primo: non interrompersi per migliorare il linguaggio; per questo ci sarà tempo in seguito, durante la revisione. Meglio andare avanti senza interrompere il flusso del pensiero.
Alcune tecniche facilitano il lavoro, e sono:
Utilizzare uno schema di riferimento (format);
Evitare di fermarsi per rileggere quanto scritto, anzi cercare di non guardare lo schermo del computer, se lo stiamo usando;
Non correggere subito eventuali errori di grammatica o di sintassi;
Se si resta bloccati, risistemare le idee con la tecnica del grappolo, oppure immaginare di dover spiegare a voce ad un amico tutto il concetto: “L’idea è molto semplice: ciò che intendo è che …”;
Concentrarsi, anche con musica di sottofondo, e ritagliarsi spazi in cui non si è interrotti: luogo appartato ed orari ben scelti, possibilmente fissi.
Revisione.
La fase finale è quella della “Revisione”.
Il lavoro di revisione và fatto in più tempi, concentrandosi ogni volta su un aspetto diverso; sono quindi necessarie tre distinte revisioni: quella dell’aspetto generale, quella dello stile e quella dei dettagli.
L’aspetto generale riguarda sia il contenuto globale e la struttura generale, sia l’impatto visivo del testo: grandezza dei margini, spaziatura tra parole e paragrafi, carattere, suddivisione tra argomenti. Se il testo sembra difficile da leggere ha più probabilità di non essere letto affatto.
Il titolo generale non deve essere troppo generico; la formula migliore è: titolo = scopo + argomento principale.
La separazione spaziale deve facilitare la distinzione tra le idee, e quelle principali dovrebbero essere subito identificabili.
La lettura è facilitata se:
I periodi sono brevi;
Le informazioni sono suddivise in punti;
Le righe sono corte ed i margini sono ampi, specialmente quello di sinistra.
L’uso dei titoli aiuta il lettore a selezionare quello che più gli interessa e così gli permette di stabilire le priorità di lettura. Con i titoli egli individua le idee principali, le ritrova subito nelle letture successive e può concentrarsi in modo variabile sulle diverse parti del documento.
Lo stile va rifinito dai punti di vista della semplicità, della chiarezza e della pertinenza del testo.
Spesso il lettore non ha molto tempo e quindi gradisce un linguaggio chiaro, semplice e conciso. Per ottenerlo è consigliabile:
Concentrarsi su ciò che il lettore vuole sapere e non su quello che piace a noi; eliminare le idee non strettamente necessarie;
Puntare sull’esprimere dei concetti piuttosto che su una forma colta e raffinata;
Immaginare che il lettore abbia 12 anni; rendere quindi tutto il più semplice possibile, evitando le parole e le espressioni da specialisti;
Cercare frasi brevi ed incisive; ricordiamoci che i proverbi sanno esprimere il massimo di significato con un minimo di parole.
Evitare, quando possibile, le parole lunghe;
Ridurre le forme impersonali e l’uso del “ci” del “c’è”; cerchiamo di ricorrere alla semplice formula: soggetto – verbo - complemento.
E’ sempre opportuno cercare il commento di altre persone su ciò che abbiamo scritto; il fatto di sapere cosa vogliamo dire può farci apparire chiaro ciò che per gli altri non lo è affatto. E’ ovvio che il commentatore deve essere in una posizione personale che gli permetta di essere sincero.
Infine, la revisione dei dettagli riguarda la grammatica, la sintassi e la punteggiatura.
Questa revisione sarà l’ultima, così non si sarà perso tempo su frasi poi eliminate. Qui i consigli di terzi sono particolarmente utili perché è più facile per chi legge per la prima volta scoprire nel testo errori, inesattezze e punti deboli.
Premesse.
Chi scrive un testo breve da pubblicare su giornali o pagine WEB sa bene che il lettore non lo esaminerà nello stessa maniera con cui legge i libri o il suo materiale di studio.
E’ possibile che non abbia un reale interesse per il testo e che lo legga solo per la curiosità suscitata dal titolo; in tal farà una lettura frettolosa, a salti, cercando le informazioni principali o quello che lo riguarda direttamente. Ignorerà le parti tecniche, che non gli sono familiari, e tenderà a concentrare l’attenzione sul paragrafo iniziale e sull’ultimo; è probabile che si soffermi un po’ di più sugli argomenti introdotti da un sottotitolo.
Alla fine il lettore ricorderà solamente quelle parti del testo con contenuti facili ed inequivocabili, oppure quelle che più l’hanno colpito per la loro novità o eccentricità o concordanza con le sue idee, oppure per lo stile ed il linguaggio usato.
Di solito i testi brevi hanno un duplice scopo: trasmettere al lettore delle informazioni e spingerlo ad aderire alle idee dell’autore, correggendo alcuni dei precedenti atteggiamenti. Un testo va giudicato più o meno efficace, e quindi “buono”, nella misura in cui raggiunge questi fini.
Da quanto sopra nascono due riflessioni. La prima è che la comunicazione scritta deve rispettare alcune regole pratiche, pur senza pregiudicare la sua spontaneità ed immediatezza. La seconda è che l’autore, prima di scrivere, deve dedicare un po’ di tempo a riflettere sulle finalità per cui scrive, su come elaborare i contenuti, e su come pianificare formato e stile del testo, in funzione del lettore a cui è rivolto.
Lavoro di preparazione.
L’efficacia della nostra comunicazione aumenta se prima ci si chiede quali obiettivi vogliamo raggiungere.
Se non ci è chiaro quello che vogliamo, sarà difficile ottenerlo; invece un obiettivo ben identificato ci spinge a riflettere su cosa è più utile per raggiungerlo e quanto invece va evitato perché inefficace o addirittura controproducente.
Una buona tecnica per la preparazione di un testo consiste nel sedersi al tavolo, prendere un foglio bianco, intestarlo con un titolo provvisorio e subito sotto inserire il sottotitolo “Obiettivi”; se ne fa quindi l’elenco scritto e alla fine li si riordina per importanza.
Conviene porsi la domanda: “Cosa resterà nella mente di chi legge il testo? Cosa cambierà nel suo comportamento o atteggiamento?” Questo aiuta a fissare gli obiettivi della successiva fase di stesura.
Una volta elencati gli obiettivi mettiamo il sottotitolo “Destinatari”, sotto cui annotiamo le categorie dei futuri lettori; anche queste le riordiniamo per importanza.
La comunicazione tra persone ha dei passaggi obbligati. Chi parla o scrive traduce il suo pensiero in parole e frasi, che chi ascolta o legge ritraduce nel proprio linguaggio, costruendoci sopra un suo pensiero.
Questa ricostruzione del significato determina il risultato della comunicazione: non importa cosa si voleva dire con quelle parole e frasi, ciò che si ottiene dipende da come il ricevente le ha interpretate nella sua mente. Per questo può convenire, potendo, esprimersi nell’ idioma dell’altro, che probabilmente “traduce” meglio la sua lingua che la nostra. Ma anche tra chi parla la stessa lingua le parole e la costruzione delle frasi possono essere interpretate in modo non identico per differenze di cultura ed esperienza tra gli interlocutori.
Quando si parla frontalmente, il tono, l’espressione ed il contesto contribuiscono molto alla corretta interpretazione del messaggio; nello scritto questi aiuti mancano, ed è per questo che di solito si scrive in modo un po’ diverso da come si parla.
Fermarci a pensare alle caratteristiche dei destinatari del nostro scritto ci aiuta a scegliere gli argomenti ed il linguaggio più opportuni per l’obiettivo voluto, migliorando quindi l’efficacia del testo.
Elaborazione.
Riflettuto su obiettivi e destinatari, viene l’ora di lavorare sugli “Argomenti”, terzo sottotitolo sul nostro foglio.
Questo lavoro prevederà diverse fasi.
Si comincia con l’elencare tutto ciò che potremmo dire sul tema trattato. Questo va fatto rapidamente, senza essere selettivi, con fantasia: in pratica è un “brainstorming” fatto da soli.
Gli argomenti derivano dagli obiettivi che ci siamo posti, ma non va dimenticata la domanda “Cosa vorrebbero sapere i lettori?” Essi non possono chiederci chiarimenti, quindi le domande più probabili vanno anticipate. E chiediamoci anche “Cosa non interessa ai lettori?” per eliminare o ridurre al minimo gli argomenti che interessano solo a noi.
Per l’ideazione e l’organizzazione degli argomenti Phillip Bozek propone due tecniche che chiama “brainstorming a grappolo” e “brainstorming a sezioni”. Esse possono essere integrate tra loro e conviene farlo, quando possibile.
Il “brainstorming a grappolo” consiste nello scrivere al centro di un foglio l’argomento principale e poi cerchiarlo. Da questo cerchio si fanno partire linee di diramazione dirette ad altri cerchi contenenti le idee secondarie, ciascuna cerchiata e a sua volta origine di altre idee: così si forma un “grappolo” di argomenti interrelati tra loro e con il tema principale.
Le prime diramazioni possono essere generate pensando alle famose sei parole-chiave del giornalista: chi, cosa, quando, dove, come, perché. Possiamo aggiungere una settima diramazione per le azioni che sono richieste.
Una volta riempito il foglio con tutto ciò di cui si vuole parlare, si ha il materiale necessario per scrivere il testo, raggruppato in un modo che è allo stesso tempo ordinato e disordinato.
Il “brainstorming a sezioni”, adatto a testi più lunghi, consiste nello scrivere in fogli diversi i titoli dei diversi argomenti in cui si vuole articolare l’esposizione; ciascuno di questi titoli diventa argomento principale di un “brainstorming a grappolo” che lo sviluppa completamente. Va da sé che i titoli di queste sezioni sono prodotti con la tecnica del “brainstorming a grappolo”, eventualmente aggiungendo poi due sezioni per il sommario e per le azioni richieste.
Nel “brainstorming a sezioni” non ha importanza seguire un ordine nel lavorare sui diversi fogli, si può saltare dall’uno all’altro man mano che vengono delle idee; tanto tutto sarà poi rielaborato in fase di riorganizzazione del testo.
Finita la parte creativa, inizia quella organizzativa, che prevede che il testo sia impaginato in modo da facilitare il rapido recepimento del messaggio.
Nella “Organizzazione del testo” le cose principali devono essere messe all’inizio ed alla fine: c’è sempre il pericolo che siano le sole parti ad essere lette. Quindi conviene seguire queste regole:
L’intestazione deve spiegare l’argomento con frasi che siano complete ed esaustive;
Il primo paragrafo (o l’ultimo) contiene una sintesi, che è scritta con un linguaggio molto semplice e non specialistico;
Nell’ultimo paragrafo (o nel primo) viene indicato cosa si vuole che il lettore faccia.
Lungo tutto il testo compaiono dei sottotitoli che distinguono le diverse sezioni del documento, facilitando la lettura rapida.
Quando possibile, può convenire attenersi ad un “format” prestabilito, specialmente per i testi più brevi e che richiedano una risposta od altra azione del lettore.
Il quinto passo del lavoro possiamo chiamarlo “Nero su bianco” perché, finalmente, si butta giù la prima stesura di quello che sarà il testo finale.
Anche in questa fase vi sono alcuni accorgimenti da seguire.
Primo: non interrompersi per migliorare il linguaggio; per questo ci sarà tempo in seguito, durante la revisione. Meglio andare avanti senza interrompere il flusso del pensiero.
Alcune tecniche facilitano il lavoro, e sono:
Utilizzare uno schema di riferimento (format);
Evitare di fermarsi per rileggere quanto scritto, anzi cercare di non guardare lo schermo del computer, se lo stiamo usando;
Non correggere subito eventuali errori di grammatica o di sintassi;
Se si resta bloccati, risistemare le idee con la tecnica del grappolo, oppure immaginare di dover spiegare a voce ad un amico tutto il concetto: “L’idea è molto semplice: ciò che intendo è che …”;
Concentrarsi, anche con musica di sottofondo, e ritagliarsi spazi in cui non si è interrotti: luogo appartato ed orari ben scelti, possibilmente fissi.
Revisione.
La fase finale è quella della “Revisione”.
Il lavoro di revisione và fatto in più tempi, concentrandosi ogni volta su un aspetto diverso; sono quindi necessarie tre distinte revisioni: quella dell’aspetto generale, quella dello stile e quella dei dettagli.
L’aspetto generale riguarda sia il contenuto globale e la struttura generale, sia l’impatto visivo del testo: grandezza dei margini, spaziatura tra parole e paragrafi, carattere, suddivisione tra argomenti. Se il testo sembra difficile da leggere ha più probabilità di non essere letto affatto.
Il titolo generale non deve essere troppo generico; la formula migliore è: titolo = scopo + argomento principale.
La separazione spaziale deve facilitare la distinzione tra le idee, e quelle principali dovrebbero essere subito identificabili.
La lettura è facilitata se:
I periodi sono brevi;
Le informazioni sono suddivise in punti;
Le righe sono corte ed i margini sono ampi, specialmente quello di sinistra.
L’uso dei titoli aiuta il lettore a selezionare quello che più gli interessa e così gli permette di stabilire le priorità di lettura. Con i titoli egli individua le idee principali, le ritrova subito nelle letture successive e può concentrarsi in modo variabile sulle diverse parti del documento.
Lo stile va rifinito dai punti di vista della semplicità, della chiarezza e della pertinenza del testo.
Spesso il lettore non ha molto tempo e quindi gradisce un linguaggio chiaro, semplice e conciso. Per ottenerlo è consigliabile:
Concentrarsi su ciò che il lettore vuole sapere e non su quello che piace a noi; eliminare le idee non strettamente necessarie;
Puntare sull’esprimere dei concetti piuttosto che su una forma colta e raffinata;
Immaginare che il lettore abbia 12 anni; rendere quindi tutto il più semplice possibile, evitando le parole e le espressioni da specialisti;
Cercare frasi brevi ed incisive; ricordiamoci che i proverbi sanno esprimere il massimo di significato con un minimo di parole.
Evitare, quando possibile, le parole lunghe;
Ridurre le forme impersonali e l’uso del “ci” del “c’è”; cerchiamo di ricorrere alla semplice formula: soggetto – verbo - complemento.
E’ sempre opportuno cercare il commento di altre persone su ciò che abbiamo scritto; il fatto di sapere cosa vogliamo dire può farci apparire chiaro ciò che per gli altri non lo è affatto. E’ ovvio che il commentatore deve essere in una posizione personale che gli permetta di essere sincero.
Infine, la revisione dei dettagli riguarda la grammatica, la sintassi e la punteggiatura.
Questa revisione sarà l’ultima, così non si sarà perso tempo su frasi poi eliminate. Qui i consigli di terzi sono particolarmente utili perché è più facile per chi legge per la prima volta scoprire nel testo errori, inesattezze e punti deboli.
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