Nel luglio 2005 in una libreria di Nairobi trovai il volume The Project Proposal Writing Handbook, sottotitolo An Essential Book for Everyone involved in Development, autore John Chikati, edito nell’anno 2000.
Ritenendomi “involved in development” lo acquistai, ma al primo esame non mi sembrò molto interessante e rimase tra i libri da leggere “quando ne avrò tempo”. Solo nel gennaio 2009, crescendo il mio coinvolgimento nella cooperazione, ho ripreso in mano il manuale per studiare realmente le idee del suo autore.
La prima cosa scoperta è stata che il testo era indirizzato alle ONG dei paesi poveri e non a quelle del Nord; da ciò discendeva un’interessante differenza di approccio all’argomento.
La maggior parte delle ONG, ovunque, fonda la sua sopravvivenza sullo scrivere e realizzare progetti, cercando finanziamenti esterni che si spera permettano di realizzare gli obiettivi, ma che in ogni caso raggiungono almeno lo scopo di pagare salari e rimborsi a chi vi lavora. Però le persone delle ONG cosiddette “locali” vivono nelle stesse società dei beneficiari del progetto e appartengono alle stesse etnie, specialmente in Africa; c’è quindi in loro un certo grado di identificazione con le popolazioni assistite, per cui subiscono la pressione, più o meno conscia, a sentirsi loro stessi beneficiari “finali” più che “intermedi”. Questa differenza di atteggiamento psicologico si fa sentire nella concezione e scrittura delle proposte di progetto destinate ai possibili finanziatori e traspare abbastanza chiaramente nei suggerimenti dati dall’autore del manuale.
In alcune esperienze africane ho potuto ravvisare una autentica “caccia” al finanziamento, con lo sponsor nel ruolo di “preda” da catturare con tecniche e trappole perfezionate mediante lo studio del suo modo di pensare e di agire, delle sue abitudini e regole, dei suoi preconcetti e sentimenti.
Credo che questo modo di pensare “africano” dovrebbe essere proficuamente messo al servizio della “buona causa” ed integrato nel patrimonio concettuale di tutti i redattori di progetti, arricchendolo di idee per l’elaborazione di documenti più persuasivi ed efficaci.
A tal fine, la maggiore utilità è ricavabile dalla prima parte – introduttiva – del manuale. La parte successiva tratta di uno schema generale di proposta di progetto utilizzabile quando l’istituzione cui ci si rivolge non impone un suo formato e torna quindi utile solo in questa specifica circostanza.
E’ un fatto che le organizzazioni ottengono maggiori successi quando migliorano la loro capacità di scrivere progetti.
Le proposte di progetto hanno una duplice utilità: sono inizialmente un indispensabile strumento di fund raising e diventano poi una guida pratica per la realizzazione concreta del progetto.
Il progetto è indirizzato ai potenziali finanziatori oltre che ai partner ed ai collaboratori interni. A queste persone deve essere comunicato, con accuratezza e chiarezza, il bisogno identificato ed il piano, disegnato per soddisfarlo, su cui si basa la proposta di progetto.
I primi destinatari del documento sono i potenziali donatori, rappresentati di solito da grandi agenzie statali o internazionali. Queste agenzie hanno fondi limitati e ricevono un gran numero di richieste, per cui le proposte presentate dalle ONG sono in competizione tra loro in una gara per ottenere il miglior giudizio. Chi prepara il progetto deve preoccuparsi di questa concorrenza (Think competitively!) e valutare dove la proposta di progetto è simile o si differenzia da quelle degli altri, e dove si è realmente più forti o più deboli rispetto a loro. Né va dimenticato che le agenzie hanno sempre dei propri criteri per la concessione di fondi e specifiche regole per la ricezione e l’esame delle richieste.
Generalmente i donatori esaminano le organizzazioni richiedenti da tre punti di vista:
1. L’autorevolezza e l’onorabilità della governance, a garanzia che i fondi concessi saranno utilizzati nel modo dovuto;
2. La credibilità dell’organizzazione per quanto riguarda la possibilità di realizzare effettivamente quanto previsto;
3. La capacità di documentare e rendicontare dettagliatamente le attività svolte e l’utilizzazione dei fondi.
Il donatore deve essere convinto che il richiedente rappresenta realmente la buona causa e utilizzerà in modo efficiente il denaro elargito; deve inoltre credere che la sua donazione farà la differenza, anche se in piccola parte.
L’ONG mira a guadagnarsi la fiducia descrivendo dettagliatamente il proprio background:
- La storia, con le date di fondazione e degli eventi più significativi;
- Le realizzazioni più importanti;
- Gli scopi e l’utilità sociale;
- Da chi è composta;
- Chi sono i suoi beneficiari;
- I problemi e le sfide affrontati;
- I programmi e servizi offerti;
- La reputazione in merito a capacità gestionali e business acumen;
- I rapporti con il fisco.
Nel preparare il documento con la proposta di progetto alcuni punti devono ricevere una attenzione particolare:
a) Gli obiettivi perseguiti dal progetto vanno espressi in termini di risultati a breve termine, specifici e misurabili.
b) Il co-finanziamento della ONG e della comunità locale deve essere indicato sia in termini quantitativi che come percentuale del costo complessivo del progetto.
c) Un aspetto spesso sottovalutato è la tempestività nel richiedere i finanziamenti. La regola dice che quanto prima si presenta la domanda meglio è, e ciò non tanto per prendere i “primi posti” tra le tante richieste che pervengono al donatore, quanto per darsi la possibilità di dialogare e chiarire, oltre che di rettificare il documento.
d) La pertinenza va valutata non solo tra problema e progetto, ma anche nei riguardi dell’ente donatore e dell’organizzazione richiedente.
e) E’ molto influente e va quindi cercata ogni possibile correlazione con altre iniziative in corso o pregresse, o anche future.
f) Nel preparare la proposta si deve pensare ai finanziatori. Chi possono essere? Quali speranze e timori possono nutrire? Quali avversioni e bisogni potrebbero avere? Sono donatori “tipici” per quel progetto e per l’organizzazione richiedente, o devono essere “persuasi”?
g) Non basta essere buoni comunicatori per risultare persuasivi. Bisogna essere sostenuti da buone referenze e queste sono soprattutto quelle fornite dai donatori attuali e precedenti, specie se si tratta di enti autorevoli e potenti. Le referenze, di tutti i tipi, vanno espressamente ricercate perché rafforzano la credibilità. Invece non si deve mai ricorrere a referenze negative dei concorrenti, perché si avrebbero delle ricadute negative.
h) Se i possibili donatori hanno propri formulari per le richieste, questi devono essere usati senza eccezioni. Si può personalizzare il documento solo nei limiti concessi o quando il donatore non ha proprie regole. Il progetto deve essere in inglese oppure nella lingua del donatore.
i) Può essere preferibile richiedere finanziamenti a più donatori, con co-partenariati. In tal caso si devono indicare nel piano finanziario tutte le richieste presentate ai diversi donatori. Se si verificano dei “doppi finanziamenti” entrambi gli interessati vanno informati.
l) E’ un noto principio del fund raising che le persone donano a persone perché queste aiutino altre persone bisognose. Le agenzie e gli altri enti donatori non sono entità astratte, senza anima; anzi le persone che vi lavorano sono ben disposte a finanziare progetti di aiuto allo sviluppo. Possono anche essere interpellate per chiarimenti preventivi su regole, formulari, date, lingua da usare (se non si ha risposta, vuol dire che l’agenzia ha poco personale; meglio passare ad altri).
m) Le agenzie hanno bisogno di ricevere buoni progetti proposti da organizzazioni esperte. In questi casi sono i progetti che si affermano da soli e non c’è quindi bisogno di pregare, basta invitare a condividere l’impresa.
n) Le grandi agenzie hanno solitamente, nei paesi poveri, delle ONG di riferimento con cui solitamente operano. E’ importante conoscere i partenariati già esistenti nelle regioni di interesse, così come è bene informarsi presso le organizzazioni simili sulle loro fonti di finanziamento.
o) I donatori seguono sempre delle priorità nelle loro scelte. Di solito vengono favoriti i programmi di sviluppo, formazione e promozione comunitari su piccola scala. Sono anche privilegiati i programmi di sviluppo integrato, nei quali lo sviluppo prende in considerazione tutti gli aspetti della vita.
p) I donatori preferiscono affidarsi alle ONG con cui hanno già lavorato e di cui si fidano (partner tradizionali). Quindi è meglio per una ONG presentare richieste a chi le ha già finanziato progetti in precedenza.
q) Il miglior approccio ad un donatore è tramite richiesta di un appuntamento; la mediazione di un amico è utile ma non indispensabile. Si può anche chiedere per telefono quale sia la persona più appropriata per un colloquio personale. Invece non è bene anticipare dettagli per telefono, a meno di esplicita richiesta.
Perché c’è chi non ha mai avuto progetti finanziati dalla cooperazione internazionale? Possono esserci tre motivi:
1) Non ha mai fatto richieste.
2) Le sue richieste non erano fatte in modo corretto.
3) Ha rinunciato troppo presto.
Può capitare che un buon progetto, presentato nel modo corretto all’agenzia giusta, non sia finanziato al primo colpo. Quel che va fatto è: Keep trying! Alla fine gli sforzi potrebbero essere ricompensati.
Costruire un buon progetto, prepararne una buona presentazione (clear writing flows from clear thinking) e poi fornirgli un supporto adeguato, tutto ciò richiede molto tempo ed energia.
Ritenendomi “involved in development” lo acquistai, ma al primo esame non mi sembrò molto interessante e rimase tra i libri da leggere “quando ne avrò tempo”. Solo nel gennaio 2009, crescendo il mio coinvolgimento nella cooperazione, ho ripreso in mano il manuale per studiare realmente le idee del suo autore.
La prima cosa scoperta è stata che il testo era indirizzato alle ONG dei paesi poveri e non a quelle del Nord; da ciò discendeva un’interessante differenza di approccio all’argomento.
La maggior parte delle ONG, ovunque, fonda la sua sopravvivenza sullo scrivere e realizzare progetti, cercando finanziamenti esterni che si spera permettano di realizzare gli obiettivi, ma che in ogni caso raggiungono almeno lo scopo di pagare salari e rimborsi a chi vi lavora. Però le persone delle ONG cosiddette “locali” vivono nelle stesse società dei beneficiari del progetto e appartengono alle stesse etnie, specialmente in Africa; c’è quindi in loro un certo grado di identificazione con le popolazioni assistite, per cui subiscono la pressione, più o meno conscia, a sentirsi loro stessi beneficiari “finali” più che “intermedi”. Questa differenza di atteggiamento psicologico si fa sentire nella concezione e scrittura delle proposte di progetto destinate ai possibili finanziatori e traspare abbastanza chiaramente nei suggerimenti dati dall’autore del manuale.
In alcune esperienze africane ho potuto ravvisare una autentica “caccia” al finanziamento, con lo sponsor nel ruolo di “preda” da catturare con tecniche e trappole perfezionate mediante lo studio del suo modo di pensare e di agire, delle sue abitudini e regole, dei suoi preconcetti e sentimenti.
Credo che questo modo di pensare “africano” dovrebbe essere proficuamente messo al servizio della “buona causa” ed integrato nel patrimonio concettuale di tutti i redattori di progetti, arricchendolo di idee per l’elaborazione di documenti più persuasivi ed efficaci.
A tal fine, la maggiore utilità è ricavabile dalla prima parte – introduttiva – del manuale. La parte successiva tratta di uno schema generale di proposta di progetto utilizzabile quando l’istituzione cui ci si rivolge non impone un suo formato e torna quindi utile solo in questa specifica circostanza.
E’ un fatto che le organizzazioni ottengono maggiori successi quando migliorano la loro capacità di scrivere progetti.
Le proposte di progetto hanno una duplice utilità: sono inizialmente un indispensabile strumento di fund raising e diventano poi una guida pratica per la realizzazione concreta del progetto.
Il progetto è indirizzato ai potenziali finanziatori oltre che ai partner ed ai collaboratori interni. A queste persone deve essere comunicato, con accuratezza e chiarezza, il bisogno identificato ed il piano, disegnato per soddisfarlo, su cui si basa la proposta di progetto.
I primi destinatari del documento sono i potenziali donatori, rappresentati di solito da grandi agenzie statali o internazionali. Queste agenzie hanno fondi limitati e ricevono un gran numero di richieste, per cui le proposte presentate dalle ONG sono in competizione tra loro in una gara per ottenere il miglior giudizio. Chi prepara il progetto deve preoccuparsi di questa concorrenza (Think competitively!) e valutare dove la proposta di progetto è simile o si differenzia da quelle degli altri, e dove si è realmente più forti o più deboli rispetto a loro. Né va dimenticato che le agenzie hanno sempre dei propri criteri per la concessione di fondi e specifiche regole per la ricezione e l’esame delle richieste.
Generalmente i donatori esaminano le organizzazioni richiedenti da tre punti di vista:
1. L’autorevolezza e l’onorabilità della governance, a garanzia che i fondi concessi saranno utilizzati nel modo dovuto;
2. La credibilità dell’organizzazione per quanto riguarda la possibilità di realizzare effettivamente quanto previsto;
3. La capacità di documentare e rendicontare dettagliatamente le attività svolte e l’utilizzazione dei fondi.
Il donatore deve essere convinto che il richiedente rappresenta realmente la buona causa e utilizzerà in modo efficiente il denaro elargito; deve inoltre credere che la sua donazione farà la differenza, anche se in piccola parte.
L’ONG mira a guadagnarsi la fiducia descrivendo dettagliatamente il proprio background:
- La storia, con le date di fondazione e degli eventi più significativi;
- Le realizzazioni più importanti;
- Gli scopi e l’utilità sociale;
- Da chi è composta;
- Chi sono i suoi beneficiari;
- I problemi e le sfide affrontati;
- I programmi e servizi offerti;
- La reputazione in merito a capacità gestionali e business acumen;
- I rapporti con il fisco.
Nel preparare il documento con la proposta di progetto alcuni punti devono ricevere una attenzione particolare:
a) Gli obiettivi perseguiti dal progetto vanno espressi in termini di risultati a breve termine, specifici e misurabili.
b) Il co-finanziamento della ONG e della comunità locale deve essere indicato sia in termini quantitativi che come percentuale del costo complessivo del progetto.
c) Un aspetto spesso sottovalutato è la tempestività nel richiedere i finanziamenti. La regola dice che quanto prima si presenta la domanda meglio è, e ciò non tanto per prendere i “primi posti” tra le tante richieste che pervengono al donatore, quanto per darsi la possibilità di dialogare e chiarire, oltre che di rettificare il documento.
d) La pertinenza va valutata non solo tra problema e progetto, ma anche nei riguardi dell’ente donatore e dell’organizzazione richiedente.
e) E’ molto influente e va quindi cercata ogni possibile correlazione con altre iniziative in corso o pregresse, o anche future.
f) Nel preparare la proposta si deve pensare ai finanziatori. Chi possono essere? Quali speranze e timori possono nutrire? Quali avversioni e bisogni potrebbero avere? Sono donatori “tipici” per quel progetto e per l’organizzazione richiedente, o devono essere “persuasi”?
g) Non basta essere buoni comunicatori per risultare persuasivi. Bisogna essere sostenuti da buone referenze e queste sono soprattutto quelle fornite dai donatori attuali e precedenti, specie se si tratta di enti autorevoli e potenti. Le referenze, di tutti i tipi, vanno espressamente ricercate perché rafforzano la credibilità. Invece non si deve mai ricorrere a referenze negative dei concorrenti, perché si avrebbero delle ricadute negative.
h) Se i possibili donatori hanno propri formulari per le richieste, questi devono essere usati senza eccezioni. Si può personalizzare il documento solo nei limiti concessi o quando il donatore non ha proprie regole. Il progetto deve essere in inglese oppure nella lingua del donatore.
i) Può essere preferibile richiedere finanziamenti a più donatori, con co-partenariati. In tal caso si devono indicare nel piano finanziario tutte le richieste presentate ai diversi donatori. Se si verificano dei “doppi finanziamenti” entrambi gli interessati vanno informati.
l) E’ un noto principio del fund raising che le persone donano a persone perché queste aiutino altre persone bisognose. Le agenzie e gli altri enti donatori non sono entità astratte, senza anima; anzi le persone che vi lavorano sono ben disposte a finanziare progetti di aiuto allo sviluppo. Possono anche essere interpellate per chiarimenti preventivi su regole, formulari, date, lingua da usare (se non si ha risposta, vuol dire che l’agenzia ha poco personale; meglio passare ad altri).
m) Le agenzie hanno bisogno di ricevere buoni progetti proposti da organizzazioni esperte. In questi casi sono i progetti che si affermano da soli e non c’è quindi bisogno di pregare, basta invitare a condividere l’impresa.
n) Le grandi agenzie hanno solitamente, nei paesi poveri, delle ONG di riferimento con cui solitamente operano. E’ importante conoscere i partenariati già esistenti nelle regioni di interesse, così come è bene informarsi presso le organizzazioni simili sulle loro fonti di finanziamento.
o) I donatori seguono sempre delle priorità nelle loro scelte. Di solito vengono favoriti i programmi di sviluppo, formazione e promozione comunitari su piccola scala. Sono anche privilegiati i programmi di sviluppo integrato, nei quali lo sviluppo prende in considerazione tutti gli aspetti della vita.
p) I donatori preferiscono affidarsi alle ONG con cui hanno già lavorato e di cui si fidano (partner tradizionali). Quindi è meglio per una ONG presentare richieste a chi le ha già finanziato progetti in precedenza.
q) Il miglior approccio ad un donatore è tramite richiesta di un appuntamento; la mediazione di un amico è utile ma non indispensabile. Si può anche chiedere per telefono quale sia la persona più appropriata per un colloquio personale. Invece non è bene anticipare dettagli per telefono, a meno di esplicita richiesta.
Perché c’è chi non ha mai avuto progetti finanziati dalla cooperazione internazionale? Possono esserci tre motivi:
1) Non ha mai fatto richieste.
2) Le sue richieste non erano fatte in modo corretto.
3) Ha rinunciato troppo presto.
Può capitare che un buon progetto, presentato nel modo corretto all’agenzia giusta, non sia finanziato al primo colpo. Quel che va fatto è: Keep trying! Alla fine gli sforzi potrebbero essere ricompensati.
Costruire un buon progetto, prepararne una buona presentazione (clear writing flows from clear thinking) e poi fornirgli un supporto adeguato, tutto ciò richiede molto tempo ed energia.
