Alcuni consigli per le presentazioni in pubblico.
Liberamente rielaborato da: P. E. Bozek, “Comunicare con efficacia”, Franco Angeli, Milano, 4° Ed. 1996
La prima impressione
Nell’incontro tra persone sconosciute la prima impressione è quella che conta di più perché essa influenzerà i giudizi successivi.
Pertanto, in una presentazione è molto importante che l’introduzione sia interessante e ad effetto per suscitare un’impressione favorevole.
Evidenziare i vantaggi
Per procurarsi l’interesse dell’uditorio ci si può porre la domanda “Perché mi dovrebbero ascoltare? Cosa ci guadagnano?” La risposta suggerirà come iniziare la presentazione.
L’argomento buono non è sempre facile da trovare. Bisogna indovinare quali possano essere i maggiori interessi del pubblico in quel momento.
Ottenere credibilità
Risvegliato l’interesse con la suggestione adatta o con una trovata ad effetto, ci si deve poi dimostrare credibili ed autorevoli.
Un modo efficace consiste nell’ esporre molto rapidamente tutta una serie di “casi specifici”: nomi, fatti, esempi, statistiche, storie, analogie, e così via.
L’elencazione veloce di molti elementi è di solito più utile della trattazione approfondita di pochi esempi dettagliati. Una sequenza rapida di casi ha fa pensare che su ciascuno di essi si saprebbe andare molto più a fondo e che quanto sostenuto sia universalmente accettato.
Essere preparati
L’effetto migliore è dato da un’ampia panoramica o da una carrellata di casi specifici, uno dei quali viene poi ripreso e sviscerato in profondità: l’audience tenderà a pensare che l’oratore possa parlare allo stesso modo di tutti gli altri casi e quindi gli attribuirà una buona preparazione sulla materia.
Ma questa tecnica non deve ridursi ad un gettar fumo negli occhi: bisogna essere sufficientemente padroni della materia ed aver ben preparato l’argomento della presentazione.
Organizzare il discorso
Organizzare il discorso in punti distinti ma collegati ne facilita il ricordo e la comprensione della sua logica[1].
C’è una ricetta già pronta che prevede una sequenza di quattro fasi:
1. Un’introduzione che dichiara, in una ventina di parole, l’argomento o la tesi che l’oratore sta per spiegare, preceduta da una frase-richiamo (Il prossimo punto è …; un altro problema da affrontare consiste in …);
2. L’elencazione delle migliori prove specifiche a sostegno della tesi sostenuta: racconti, statistiche, aneddoti, citazioni, in rapida sequenza. Anche qui si inizia con una frase-richiamo (Vorrei fare alcuni esempi …);
3. La ripetizione del punto principale per ricollegarlo alle prove elencate, con una nuova frase-richiamo (Per riassumere …; Perciò …).
4. La chiusura con una frase di collegamento che avverte del passaggio al punto successivo della presentazione(Passiamo ora a …; Quanto detto conduce al punto successivo …) .
La conclusione
Al pari dell’introduzione, la conclusione della presentazione è un momento critico: deve ottenere lo schieramento dell’audience dalla parte dell’oratore.
Il modo migliore consiste nel riassumere i punti e poi trarre le conclusioni.
Finita l’esposizione degli argomenti, nascerà la domanda “E quindi?”; la risposta che daremo sarà concreta, propositiva, coinvolgente ed ottimista.
E’ bene che nella conclusione siano inseriti dei chiari riferimenti a:
Una sfida da affrontare
La fiducia nel successo
La previsione di un futuro migliore
L’impegno personale dell’oratore
Il coinvolgimento degli ascoltatori
Il discorso sarà il più possibile personalizzato, con l’uso dei pronomi: io, noi, voi, il mio, il nostro, il vostro.
L’ultimissima parola dovrà sempre essere un sostantivo od un aggettivo molto positivo.
La presentazione improvvisata
Può capitare di dover parlare all’improvviso, senza alcuna preparazione.
In tal caso il modo più semplice per far fronte all’imprevisto consiste nel formulare (o sollecitare) domande specifiche cui poter dare delle risposte.
Le domande possono essere sulla tematica in generale, su suoi aspetti particolari, sulla genesi dei problemi, sulle azioni possibili, su tempi e modi, e simili.
Con tre domande si può creare un campo circoscritto ma sufficientemente ampio per un intervento esauriente.
L’organizzare di un discorso improvvisato può consistere in:
Citazione dell’argomento
Formulazione di tre domande
Risposte a ciascuna delle tre domande
Ritorno all’argomento con un riassunto.
La comunicazione non verbale
La maggior parte del significato di un messaggio orale viene data dal linguaggio non verbale: gesti, espressioni del viso, sguardi, movimenti nello spazio, inflessioni vocali. Persino il modo di vestire può incidere sul significato della comunicazione .
Anche se ci piace la spontaneità, dovremmo conoscere le particolarità della nostra comunicazione non verbale ed eventualmente saperla adattare ad una presentazione.
La gestualità
Per migliorare la comunicazione può risultare molto efficace il mimare intenzionalmente certe parti del discorso, come in un gioco.
Ci si dovrebbe esercitare mimando in silenzio certe frasi, e poi aggiungere le parole conservando le gestualità della pantomima.
Parole come mio, voi, noi, prima, dopo, pensare, sentire, successo, delusione, inclusione, frammentazione e moltissime altre possono essere sottolineate con gesti evocativi coscienti e volontari.
Nelle presentazioni si deve fare ampio uso delle possibilità mimiche. Le idee vanno espresse servendosi sia delle parole che del corpo.
Gli spostamenti nella sala
Le presentazioni sono organizzate dall’oratore in strutture pre-determinate: fasi, punti, suddivisioni, sequenze … .
Il procedere del discorso all’interno delle strutture viene meglio percepito se scandito visivamente da spostamenti dell’oratore in diversi punti della sala.
Se, per esempio, una introduzione è suddivisa in quattro punti (saluto e annuncio dell’argomento; esperienza dell’oratore nel campo specifico; spiegazione dei vantaggi per chi ascolta; e panoramica dei punti principali del discorso) è bene iniziare il discorso da una certa posizione e poi spostarsi nella sala ogni volta che si passa da un punto all’altro.
Non bisogna muoversi inutilmente: ogni spostamento deve essere abbinato alla struttura del discorso e possibilmente in sintonia con ciò che si sta dicendo.
Ad esempio, si può andare tra gli ascoltatori per interagire con loro; avvicinarsi al pubblico nella fase conclusiva; camminare quando si racconta una storia; accostarsi alla lavagna quando si riassume.
Lo sguardo
Guardare negli occhi una persona è uno dei modi migliori per mantenere desta la sua attenzione.
Al contrario, leggere o guardare i lucidi o comunque non incrociare lo sguardo con il pubblico può trasmettere una sensazione di insicurezza o sfiducia nelle proprie idee.
Guardare solo alcune persone ed ignorarne altre può addirittura favorire in queste ultime l’insorgenza di sentimenti ostili all’oratore. Bisogna cercare di guardare tutti, comprese le persone agli angoli della sala, e non solo quelli al centro della prima fila.
Guardare in viso gli ascoltatori serve anche a osservarne le reazioni e quindi potersi correggere, se necessario. Bisogna comunicare con il pubblico e non al pubblico.
Per concentrarsi sulle reazioni dell’audience poniamoci domande che li riguardano: “Chi è il più addormentato?” “ Chi sembra apprezzare di più le mie parole?” “Chi può aver bisogno di ulteriori informazioni?”
Ci si può allenare a soffermare lo sguardo su tutti i presenti, ponendosi domande che li riguardano, anche in riunioni in cui è un altro a parlare. E’ utile pensare anche a come li si guarda e per quanto tempo. E’così che poi dovremmo guardare il pubblico quando saremo noi a parlare.
Il tono della voce
Bisogna evitare di essere mono-tono. La voce deve avere una intonazione musicale, con alti e bassi che si susseguono.
Il modo per sentire la propria in
tonazione consiste nel provare a dire le frasi senza aprire la bocca. Se la linea del suono è piatta, con un rialzo alla fine, si è monotoni.
Come modelli da imitare vanno presi gli annunciatori televisivi o radiofonici. Và ascoltata la loro musicalità e, per esercitarsi, si dovrebbero ripetere ad alta voce le loro frasi, imitandoli.
I riferimenti visivi
Lavagne o proiezioni su schermo facilitano la comprensione e migliorano l’attenzione del pubblico.
L’argomento principale dovrebbe restare sempre visibile, mentre i vari punti vengono sostituiti con il procedere del discorso.
I titoli dei punti secondari rispetteranno il linguaggio usato nell’argomento principale; lo spessore delle scritte sarà diverso a seconda dell’ importanza.
Integrazione tra immagine e discorso
Ciò che si dice e ciò che si mostra devono essere sempre in sintonia, in collaborazione e non in competizione.
Si deve mostrare solo ciò di cui si sta parlando; e se sono presenti delle parole, esse vanno ripetute così come sono, senza sostituirle con parafrasi.
L’immagine deve comparire nel momento esatto in cui si comincia a parlarne, e quando non se ne parla più, l’immagine va tolta.
Poiché l’audience dovrebbe seguire passo a passo, possono risultare utili alcune tecniche, quali:
- Costruire l’informazione poco alla volta, usando immagini in sequenza che si sovrappongono man mano.
- Leggere ad alta voce ciò che compare nell’immagine.
- Mostrare l’immagine e poi restare in silenzio per alcuni secondi in attesa che il pubblico l’assimili e poi iniziare a parlarne.
Uso delle domande
Coinvolgere gli ascoltatori con delle domande è molto produttivo, a patto che essi abbiano una risposta. Per questo esse devono essere aperte (Cosa proponete voi per …? Come interpretate …?); quelle a risposta unica scoraggiano l’interazione.
Le domande vanno poste l’una alla volta e si deve lasciare un tempo sufficiente a rispondere (almeno 5 secondi, ma anche più).
Risposte alle domande dell’audience
La parola d’ordine è “concisione”: la domanda di uno prende il tempo di tutti, quindi dilungarsi nella risposta può risultare irritante per molti dei presenti.
Si può immaginare di essere in un ascensore e di dover rispondere prima che l’altro scenda, quindi in una quindicina di secondi.
Un’altra cosa importante è il “sostegno”: non si può assolutamente provocare umiliazione o risentimento in chi ha posto una domanda.
Liberamente rielaborato da: P. E. Bozek, “Comunicare con efficacia”, Franco Angeli, Milano, 4° Ed. 1996
La prima impressione
Nell’incontro tra persone sconosciute la prima impressione è quella che conta di più perché essa influenzerà i giudizi successivi.
Pertanto, in una presentazione è molto importante che l’introduzione sia interessante e ad effetto per suscitare un’impressione favorevole.
Evidenziare i vantaggi
Per procurarsi l’interesse dell’uditorio ci si può porre la domanda “Perché mi dovrebbero ascoltare? Cosa ci guadagnano?” La risposta suggerirà come iniziare la presentazione.
L’argomento buono non è sempre facile da trovare. Bisogna indovinare quali possano essere i maggiori interessi del pubblico in quel momento.
Ottenere credibilità
Risvegliato l’interesse con la suggestione adatta o con una trovata ad effetto, ci si deve poi dimostrare credibili ed autorevoli.
Un modo efficace consiste nell’ esporre molto rapidamente tutta una serie di “casi specifici”: nomi, fatti, esempi, statistiche, storie, analogie, e così via.
L’elencazione veloce di molti elementi è di solito più utile della trattazione approfondita di pochi esempi dettagliati. Una sequenza rapida di casi ha fa pensare che su ciascuno di essi si saprebbe andare molto più a fondo e che quanto sostenuto sia universalmente accettato.
Essere preparati
L’effetto migliore è dato da un’ampia panoramica o da una carrellata di casi specifici, uno dei quali viene poi ripreso e sviscerato in profondità: l’audience tenderà a pensare che l’oratore possa parlare allo stesso modo di tutti gli altri casi e quindi gli attribuirà una buona preparazione sulla materia.
Ma questa tecnica non deve ridursi ad un gettar fumo negli occhi: bisogna essere sufficientemente padroni della materia ed aver ben preparato l’argomento della presentazione.
Organizzare il discorso
Organizzare il discorso in punti distinti ma collegati ne facilita il ricordo e la comprensione della sua logica[1].
C’è una ricetta già pronta che prevede una sequenza di quattro fasi:
1. Un’introduzione che dichiara, in una ventina di parole, l’argomento o la tesi che l’oratore sta per spiegare, preceduta da una frase-richiamo (Il prossimo punto è …; un altro problema da affrontare consiste in …);
2. L’elencazione delle migliori prove specifiche a sostegno della tesi sostenuta: racconti, statistiche, aneddoti, citazioni, in rapida sequenza. Anche qui si inizia con una frase-richiamo (Vorrei fare alcuni esempi …);
3. La ripetizione del punto principale per ricollegarlo alle prove elencate, con una nuova frase-richiamo (Per riassumere …; Perciò …).
4. La chiusura con una frase di collegamento che avverte del passaggio al punto successivo della presentazione(Passiamo ora a …; Quanto detto conduce al punto successivo …) .
La conclusione
Al pari dell’introduzione, la conclusione della presentazione è un momento critico: deve ottenere lo schieramento dell’audience dalla parte dell’oratore.
Il modo migliore consiste nel riassumere i punti e poi trarre le conclusioni.
Finita l’esposizione degli argomenti, nascerà la domanda “E quindi?”; la risposta che daremo sarà concreta, propositiva, coinvolgente ed ottimista.
E’ bene che nella conclusione siano inseriti dei chiari riferimenti a:
Una sfida da affrontare
La fiducia nel successo
La previsione di un futuro migliore
L’impegno personale dell’oratore
Il coinvolgimento degli ascoltatori
Il discorso sarà il più possibile personalizzato, con l’uso dei pronomi: io, noi, voi, il mio, il nostro, il vostro.
L’ultimissima parola dovrà sempre essere un sostantivo od un aggettivo molto positivo.
La presentazione improvvisata
Può capitare di dover parlare all’improvviso, senza alcuna preparazione.
In tal caso il modo più semplice per far fronte all’imprevisto consiste nel formulare (o sollecitare) domande specifiche cui poter dare delle risposte.
Le domande possono essere sulla tematica in generale, su suoi aspetti particolari, sulla genesi dei problemi, sulle azioni possibili, su tempi e modi, e simili.
Con tre domande si può creare un campo circoscritto ma sufficientemente ampio per un intervento esauriente.
L’organizzare di un discorso improvvisato può consistere in:
Citazione dell’argomento
Formulazione di tre domande
Risposte a ciascuna delle tre domande
Ritorno all’argomento con un riassunto.
La comunicazione non verbale
La maggior parte del significato di un messaggio orale viene data dal linguaggio non verbale: gesti, espressioni del viso, sguardi, movimenti nello spazio, inflessioni vocali. Persino il modo di vestire può incidere sul significato della comunicazione .
Anche se ci piace la spontaneità, dovremmo conoscere le particolarità della nostra comunicazione non verbale ed eventualmente saperla adattare ad una presentazione.
La gestualità
Per migliorare la comunicazione può risultare molto efficace il mimare intenzionalmente certe parti del discorso, come in un gioco.
Ci si dovrebbe esercitare mimando in silenzio certe frasi, e poi aggiungere le parole conservando le gestualità della pantomima.
Parole come mio, voi, noi, prima, dopo, pensare, sentire, successo, delusione, inclusione, frammentazione e moltissime altre possono essere sottolineate con gesti evocativi coscienti e volontari.
Nelle presentazioni si deve fare ampio uso delle possibilità mimiche. Le idee vanno espresse servendosi sia delle parole che del corpo.
Gli spostamenti nella sala
Le presentazioni sono organizzate dall’oratore in strutture pre-determinate: fasi, punti, suddivisioni, sequenze … .
Il procedere del discorso all’interno delle strutture viene meglio percepito se scandito visivamente da spostamenti dell’oratore in diversi punti della sala.
Se, per esempio, una introduzione è suddivisa in quattro punti (saluto e annuncio dell’argomento; esperienza dell’oratore nel campo specifico; spiegazione dei vantaggi per chi ascolta; e panoramica dei punti principali del discorso) è bene iniziare il discorso da una certa posizione e poi spostarsi nella sala ogni volta che si passa da un punto all’altro.
Non bisogna muoversi inutilmente: ogni spostamento deve essere abbinato alla struttura del discorso e possibilmente in sintonia con ciò che si sta dicendo.
Ad esempio, si può andare tra gli ascoltatori per interagire con loro; avvicinarsi al pubblico nella fase conclusiva; camminare quando si racconta una storia; accostarsi alla lavagna quando si riassume.
Lo sguardo
Guardare negli occhi una persona è uno dei modi migliori per mantenere desta la sua attenzione.
Al contrario, leggere o guardare i lucidi o comunque non incrociare lo sguardo con il pubblico può trasmettere una sensazione di insicurezza o sfiducia nelle proprie idee.
Guardare solo alcune persone ed ignorarne altre può addirittura favorire in queste ultime l’insorgenza di sentimenti ostili all’oratore. Bisogna cercare di guardare tutti, comprese le persone agli angoli della sala, e non solo quelli al centro della prima fila.
Guardare in viso gli ascoltatori serve anche a osservarne le reazioni e quindi potersi correggere, se necessario. Bisogna comunicare con il pubblico e non al pubblico.
Per concentrarsi sulle reazioni dell’audience poniamoci domande che li riguardano: “Chi è il più addormentato?” “ Chi sembra apprezzare di più le mie parole?” “Chi può aver bisogno di ulteriori informazioni?”
Ci si può allenare a soffermare lo sguardo su tutti i presenti, ponendosi domande che li riguardano, anche in riunioni in cui è un altro a parlare. E’ utile pensare anche a come li si guarda e per quanto tempo. E’così che poi dovremmo guardare il pubblico quando saremo noi a parlare.
Il tono della voce
Bisogna evitare di essere mono-tono. La voce deve avere una intonazione musicale, con alti e bassi che si susseguono.
Il modo per sentire la propria in
tonazione consiste nel provare a dire le frasi senza aprire la bocca. Se la linea del suono è piatta, con un rialzo alla fine, si è monotoni.Come modelli da imitare vanno presi gli annunciatori televisivi o radiofonici. Và ascoltata la loro musicalità e, per esercitarsi, si dovrebbero ripetere ad alta voce le loro frasi, imitandoli.
I riferimenti visivi
Lavagne o proiezioni su schermo facilitano la comprensione e migliorano l’attenzione del pubblico.
L’argomento principale dovrebbe restare sempre visibile, mentre i vari punti vengono sostituiti con il procedere del discorso.
I titoli dei punti secondari rispetteranno il linguaggio usato nell’argomento principale; lo spessore delle scritte sarà diverso a seconda dell’ importanza.
Integrazione tra immagine e discorso
Ciò che si dice e ciò che si mostra devono essere sempre in sintonia, in collaborazione e non in competizione.
Si deve mostrare solo ciò di cui si sta parlando; e se sono presenti delle parole, esse vanno ripetute così come sono, senza sostituirle con parafrasi.
L’immagine deve comparire nel momento esatto in cui si comincia a parlarne, e quando non se ne parla più, l’immagine va tolta.
Poiché l’audience dovrebbe seguire passo a passo, possono risultare utili alcune tecniche, quali:
- Costruire l’informazione poco alla volta, usando immagini in sequenza che si sovrappongono man mano.
- Leggere ad alta voce ciò che compare nell’immagine.
- Mostrare l’immagine e poi restare in silenzio per alcuni secondi in attesa che il pubblico l’assimili e poi iniziare a parlarne.
Uso delle domande
Coinvolgere gli ascoltatori con delle domande è molto produttivo, a patto che essi abbiano una risposta. Per questo esse devono essere aperte (Cosa proponete voi per …? Come interpretate …?); quelle a risposta unica scoraggiano l’interazione.
Le domande vanno poste l’una alla volta e si deve lasciare un tempo sufficiente a rispondere (almeno 5 secondi, ma anche più).
Risposte alle domande dell’audience
La parola d’ordine è “concisione”: la domanda di uno prende il tempo di tutti, quindi dilungarsi nella risposta può risultare irritante per molti dei presenti.
Si può immaginare di essere in un ascensore e di dover rispondere prima che l’altro scenda, quindi in una quindicina di secondi.
Un’altra cosa importante è il “sostegno”: non si può assolutamente provocare umiliazione o risentimento in chi ha posto una domanda.
Domande multiple
Se si ricevono domande complesse, composte di più argomenti, esse vanno gestite con accortezza. Il modo più semplice è quello di rispondere solo alla prima parte della domanda e poi proseguire chiedendo “Quale era la seconda domanda?”
Risposte complesse
Se le risposte sono complesse ed articolate, ci possono essere difficoltà nel seguirle ed apprezzarle; serve quindi una metodologia ben precisa:
1. Ripetizione della domanda. Si fa ad uso degli ascoltatori che non l’hanno ben sentita o compresa e per controllarla con chi l’ha posta. Se è troppo lunga la si deve riassumere. Se non è chiara la si deve riformulare.
2. Risposta. Breve e gentile, usando non più di una trentina di parole.
3. Prove o esempi. La risposta deve essere supportata in modo rapido e conciso.
4. Sommario della risposta. Nel riassumere, si ripete rapidamente la domanda.
5. Tempo previsto. Anche nelle risposte complesse bisogna essere sintetici. Non si dovrebbe superare il minuto.
6. Risposta esauriente? Si deve chiedere se si è risposto alla domanda. Nelle ulteriori precisazioni bisognerà divenire sempre più sintetici.
[1] Per ricordare l’organizzazione del discorso torna utile la tecnica dei “loci” di ciceroniana memoria.
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